Valtion tietohallinnon johtoryhmän pöytäkirja 1/2000

VALTIOVARAINMINISTERIÖ
Hallinnon kehittämisosasto
7.11.2000

Aika:
Tiistaina 7.11.2000 klo 14.00

Paikka:
Valtiovarainministeriö, Mariankatu 9, YK neuvotteluhuone 1

Osallistujat:
- ylijohtaja Jorma Karjalainen, valtiovarainministeriö (puheenjohtaja)
- hallintojohtaja Auni-Marja Vilavaara, valtioneuvoston kanslia
- tietohallintojohtaja Martti Favorin, ulkoasiainministeriö
- kehittämisjohtaja Hannu Vuorinen, puolustusministeriö
- tietohallintopäällikkö Irma Nieminen, opetusministeriö
- hallitusneuvos Riitta Rainio, ympäristöministeriö
- neuvotteleva virkamies Risto Yrjönen, maa- ja metsätalousministeriö
- tietohallintopäällikkö Pekka Sinkkilä, liikenne- ja viestintäministeriö
- teollisuusneuvos Paula Nybergh, kauppa- ja teollisuusministeriö
- tietohallintopäällikkö Antero Taimiaho, sosiaali- ja terveysministeriö
- työmarkkinaneuvos Marja Merimaa, työministeriö
- ylijohtaja Pekka Kilpi, sisäasiainministeriö
- tietohallintojohtaja Olavi Köngäs, valtiovarainministeriö (pääsihteeri)
- neuvotteleva virkamies Arja Terho, valtionvarainministeriö (sihteeri)

Poissa:
- apulaisosastopäällikkö Simo Ojanen, oikeusministeriö

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Karjalainen avasi kokouksen ja toivotti VATIn jäsenet tervetulleiksi uuden ryhmän ensimmäiseen kokoukseen. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

2. Keskustelu johtoryhmän toimeksiannosta

Ryhmän jäsenet esittelivät itsensä. Puheenjohtaja totesi tavoitteena olevan, että joko varsinainen tai varajäsen voisi aina olla läsnä kokouksissa. Kokouksia on tarkoitus järjestää noin seitsemän kertaa vuodessa.

Puheenjohtaja kävi läpi asettamiskirjeessä määritellyt VATIn tehtävät. Ryhmän tarkoituksena on varmistaa tietohallinnon yhteentoimivuus valtiokonsernin sisällä ja hyödyntää hankinnoissa suurostajan edut. Tarvittavien alaryhmien nimittäminen on yksi VATIn ensimmäisistä tehtävistä. Mahdollisia alaryhmiä ovat jo nykyisin toimivat valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä VAHTI ja valtioneuvoston tietopalvelun yhteistyöryhmä VALTIPA. Kolmas mahdollinen alaryhmä on järjestelmien yhteentoimivuutta edistävä ryhmä.

Olavi Köngäs kertoi asettamiskirjeen taustamuistiosta. Aiemmassa VATIssa oli mukana ministeriöiden lisäksi osa virastoista ja laitoksista sekä KELA ja eduskunta. Ongelmana ryhmän toiminnassa oli ministeriöiden sitoutumisen puuttuminen. Nykyisen ryhmän asettamisessa oli ajatuksena VATIn statuksen nostaminen. Tarkoituksena on, että johtoryhmä paitsi päättää myös seuraa päätösten toteutumista. Periaatepäätöksen ideana on, että yleisjohtaminen ja tietohallinnon kehittäminen kytketään entistä paremmin toisiinsa. Myös Tanska on omalla tahollaan päätynyt samaan ratkaisuun ja perustanut kansliapäälliköiden varamiesten muodostaman tietohallinnon johtoryhmä. Köngäs toivoi, että uusien ryhmien perustamista harkitaan yliorganisoitumisen välttämiseksi.

Johtoryhmän toimeksiannosta käydyssä keskustelussa tuli esille seuraavat näkemykset:

VATIn tärkein tehtävä on yhteisen, koordinoidun toiminnan aikaan saaminen. Nykyinen toimintamalli johtaa kokonaisuuden kannalta päällekkäisyyksiin ja ylimääräisiin kustannuksiin.

Valtioneuvoston tietohallinnon uudelleenorganisointiehdotus on oikean suuntainen, mutta liian hidas ja sisällöltään riittämätön. Ministeriöissä on jo nyt alettu miettimään alaisen hallinnon koordinoidumpaa tietohallinnon kehittämistä.

Kehittämisen koordinointi ja tietämyksen jakaminen on tärkeää. Tietoteknisen asiantuntemuksen levittämistä pitäisi tukea. Teknisiä asioita pitäisi pohtia myös jossain ryhmässä, sillä tietohallinnossa kaikki toimii hyvin paperilla.

Pienin askelin etenemistä kohti yhteentoimivia järjestelmiä korostettiin. Erityisesti käyttäjien kommentit tulisi huomioida.

Yhteentoimivuuden tärkeimpänä ensiaskeleena pidettiin sähköpostin ja liitteiden kulkemista ministeriöstä toiseen moitteettomasti.

VAHTI ja VALTIPA ovat tärkeitä VATIn valmisteluelimiä ja näiden ryhmien toimintaa pitäisi ehdottomasti jatkaa.

Tällä hetkellä todettiin elettävän suurta tietotekniikan murrosvaihetta. Verkottuminen tuo tarpeen rakentaa uusia toimintamalleja. Arveltiin myös, etteivät suositukset enää 2000-luvulla välttämättä riitä vaan täytyy pyrkiä rakentamaan yhtenäistä valtionhallinnon infrastruktuuria.

VALTIPAn tulisi toimia lähellä VATIa. Yhteisen tietotekniikan edistämiseen pitäisi löytää hyvä malli.

Valtion todettiin tulevan aina jäljessä tietotekniikan kehityksessä, koska valtion yksiköt ovat sidoksissa budjetteihin. Hankinnoissa ministeriöt pitäisi saada toimimaan yhteen. Valtioneuvoston tietohallinnon organisointia varten tehty selvitys osoitti hyvin ministeriöiden toiminnan samanlaisuuden ja järjestelmien erilaisuuden. Tästä todettiin hyötyneen pääosin tietotekniikkapalelujen toimittajien.

Erityisesti korostettiin tietoturvan merkitystä. Etäyhteyksien käytön tulisi olla mahdollista jatkossa ja virustorjunta tulisi saada kaikkialla kuntoon.

Päätettiin asettaa VAHTI ja VALTIPA uudelleen ensi vuoden alusta lähtien. Pyritään tekemään vuodeksi fokusoitu toimintasuunnitelma, jossa määritellään ne konkreettiset asiat, jotka pyritään saamaan ratkaistua vuoden sisällä.

3. Valtioneuvoston tietohallinnon uudelleenorganisointiehdotus

//www.vn.fi/vm/kehittaminen/tietohallinto/hko1.htm

Olavi Köngäs kertoi ehdotuksen tämänhetkisestä tilanteesta. Valtioneuvoston kanslian ja valtiovarainministeriön yhteinen työryhmä valmisteli muistion, joka luovutettiin ministeri Siimekselle 6.10.2000. Tätä ennen oli järjestetty kuulemistilaisuus ministeriöiden henkilöstölle. Ehdotus on myös esitelty hallinnon ja aluekehityksen ministerityöryhmässä HALKE:ssa.

Ehdotuksen tavoitteena on valtioneuvoston toiminnan liimaaminen paremmin yhdeksi kokonaisuudeksi. Yhteisiä tehtäviä hoitaa tällä hetkellä valtioneuvoston kanslia, valtiovarainministeriö ja asiakirjahallinnossa myös ulkoasiainministeriö. Nyt on tarkoitus koota resursseja yhteen, jotta yhteisille kehittämisprojekteille olisi toteuttajia. Muistiossa on tehty kehittämiselle vaihejako ja tehtäviä on sijoitettu useammalle vuodelle.

Valtiovarainministeriön ja valtioneuvoston kanslian yhteinen pieni työryhmä nimitetään valmistelemaan konkreettiset toimenpiteet vuoden 2002 budjettia varten ja suunnittelemaan tarkemmin valtioneuvoston yhteisen tietohallinnon toteuttamista. Jatkotyölle ei ole tarkoitus nimetä erillistä johtoryhmää, sillä tehtävä soveltuu hyvin VATIn hoidettavaksi.

Jorma Karjalainen totesi, että lopullisena tavoitteena on sellaisen erillisen yksikön perustaminen, jossa hoidetaan valtioneuvoston tietohallintoa, tietopalvelua ja puhelinkeskusta.

Valtioneuvoston tietohallinnosta käydyssä keskustelussa tuotiin esille seuraavat näkemykset:

Hankkeen edistämistä kannatettiin ja todettiin ettei ylimääräisiä ohjausryhmiä ole järkevää perustaa vaan VATI voi toimia hankkeen johtoryhmänä. Ministeriöiden todettiin olevan valmiita siirtämään tehtäviä yhteiseen valtioneuvoston tietohallintoyksikköön, mutta niukkia henkilöresursseja tuskin pystytään siirtämään. Hankkeen rahoitus tulisi varmistaa.

Todettiin keskushallintohankkeen liittyvän valtioneuvoston tietohallintohankkeeseen siten, että keskushallintohanke määrittelee huhtikuuhun mennessä tulevan yksikön organisointimallin.

Ehdotukseen kaivattiin tietoteknistä arkkitehtuuripohdintaa hankkeen konkretisoimiseksi. Lisäksi pidettiin tärkeänä ehdotuksessa mukana olevan tehtävälistan aukaisemista, sillä ministeriössä on jo meneillään hankkeita listassa mainittuihin tehtäviin liittyen.

Olavi Köngäs kommentoi, että ensi vuoden tehtävissä on mainittu arkkitehtuurin ja perustason määrittely. Ehdotuksessa mainittu perustaso tulisi olla kaikissa ministeriöissä mahdollisimman yhteentoimivaa riippumatta siitä, ovatko järjestelmät ja laitteet ministeriön vai yhteisen tietohallintoyksikön omistuksessa. Sovellukset ja laitteistot on tarkoitus erottaa selkeästi toisistaan, jotta infrastruktuuri voidaan jatkossa hoitaa keskitetysti.

Kaivattiin lisäselvitystä siitä, kuka tulee jatkossa tekemään linjaukset ja kuka toteuttaa tekniset ratkaisut. Puheenjohtaja vastasi, että valtiovarainministeriön hallinnon kehittämisosasto tulee edelleen tekemään yleisohjausta ja valtioneuvoston tietohallintoyksikkö on toteuttava organisaatio. Lisäksi valtioneuvoston järjestelmien yhteentoimivuuden tulisi olla syvempää kuin muiden valtion organisaatioiden kesken.

Todettiin, että tietohallintoyksikön tarjoamien palveluiden tulisi olla niin houkuttelevia, että ministeriöt haluavat tulla mukaan yhteisiin palveluihin. Toisaalta vapaaehtoisuuteen perustuvaa yhteistyötä ei pidetty riittävänä, sillä valtioneuvoston tulisi toimia yhtenä organisaationa riippumatta siitä millaisiin yksiköihin se kulloinkin halutaan jakaa.

Kehitysvaiheessa uuden tietohallintoyksikön linjaamisorganisaationa on hyvä olla VATIn. Tällöin uuteen yksikköön saadaan siirrettyä mahdollisimman paljon tehtäviä. Oma johtokunta olisi syytä perustaa vasta myöhäisemmässä vaiheessa.

Ongelmallisena pidettiin kolmentoista ministeriön eri tahoille ulkoistamien järjestelmien kokoamista yhteen tietohallintoyksikköön.

Kaivattiin päätöstä siitä, mitkä toiminnot kannattaisi ulkoistaa ja mitä toimintoja ei missään nimessä pitäisi ulkoistaa. Tällöin ministeriöt voisivat miettiä mihin panostaisivat vähäisiä resurssejaan.

4. Valtioneuvoston ja ministeriöiden johtamista tukevien tietojärjestelmien arviointi

Olavi Köngäs jakoi kopion tarjouspyynnöstä, jolla haetaan toteuttajaa keskushallintohankkeen osahankkeelle, jossa arvioidaan valtioneuvoston ja ministeriöiden johtamista tukevia tietojärjestelmiä. Köngäs ehdotti, että VATI toimii hankkeen ohjaajana ja kyseli vapaaehtoisia osallistujia haastateltaviksi.

Päätettiin, että valtioneuvoston ja ministeriöiden johtamista tukevien tietojärjestelmien arviointihankkeen ohjaajana toimii VATI. Liikenne- ja viestintäministeriö ilmoittautui haastateltavaksi hankkeeseen.

5. Hallinnon turvallinen sähköposti -hankkeen tilanneraportti

Arja Terho esitteli projektin tilannetta, liitteenä on kalvot.

Olavi Köngäs kertoi myös EU:ssa olevan aluillaan hankkeen S/MIME sähköpostin käytöstä, joten meidänkin on syytä panostaa tähän hankkeeseen.

Keskustelussa todettiin, että tietoturvatuotteitta testattaessa on havaittu, etteivät tuotteet ole keskenään yhteensopivia. Valtioneuvoston tulisi määritellä yhteiseen käyttöön tietyt tietoturvatuotteet.

Päätettiin, että ryhmä jatkaa työskentelyään oikeusministeriön, puolustusministeriön ja Suomen ympäristökeskuksen vahvistuksella.

6. Johtoryhmän toimintatavoista sopiminen

Kokouksia pyritään järjestämään noin seitsemän kertaa vuodessa. Kokouskutsut ja muu aineisto lähetetään sähköpostilla aina myös varamiehille. Pöytäkirjat lähetetään jäsenille ja varamiehille, jotka huolehtivat jatkojakelusta omalle hallinnonalalleen. Pöytäkirjoihin kirjataan nimellä esittelypuheenvuorot, keskustelujen osalta ei mainita nimiä. Pöytäkirjat julkaistaan www-sivuilla. Liitetiedostot lähetetään PDF tai HTML muotoisina.

Ehdotettiin virtuaaliympäristön perustamista ryhmän käyttöön. Valtioneuvosto on jo päättänyt tietohallinnon yhteisen ympäristön rakentamisesta.

7. Kokouksen päättäminen

Sovittiin, että tänä vuonna pyritään järjestämään vielä yksi kokous. Kokouspaikka sovittiin eri ministeriöissä kiertäväksi. Puheenjohtaja päätti kokouksen ja kiitti osallistujia aktiivisuudesta.

Jorma Karjalainen
Puheenjohtaja

Arja Terho
Sihteeri

JAKELU: VATIn jäsenet ja varajäsenet

LIITE
Hallinnon turvallinen sähköposti

1. Todeta S/MIMEn toimivuus keskeisten hallinnossa käytettävien sähköpostijärjestelmien kanssa ja niiden välisessä liikenteessä (TeamWare, Lotus Notes, MS Exchange, Netscape Mail) ja kerätä käyttöönoton kannalta relevantteja kokemuksia

• Teamware: turvapostiversio asennettu SM:ssä n. 10 henkilölle. Toimii kohtuullisesti VRK:n kansalaisvarmenteen ja VRK:n hakemiston kanssa. JULHAn kanssa toiminta testausvaiheessa.
• Turvatiimissä lähetetty Novotrustin varmennetta käyttäen salattu tiedosto aukesi Outlookissa. Outlookissa Novotrustin varmennetta käyttäen allekirjoitettu viesti näkyi allekirjoitettuna Turvatiimissä.
• MS Outlook/Exchange ja Outlook Express: toimivat Novotrustin varmenteen kanssa. Varmenteen hakeminen JULHAsta onnistuu vain Outlook Expressillä.
• Netscape: pilotti Novotrustin varmenteiden kanssa meneillään Suomen ympäristökeskuksessa, tutustutaan.
• Lotus Notes:ryhmää täydennetään OM:n ja PLM:n edustajilla

2. Todeta julkisten avainten jakelun toiminta Julha -hakemistossa ja LDAP -protokollalla

• Turvatiimiin rakennettu ratkaisu, jolla JULHA useiden hakemistojen käyttö on mahdollista (SM:ssä testauksessa, toistaiseksi toiminnassa ongelmia)
• Outlook Express osa hakea varmenteet JULHAsta, mutta ne on talletettava osoitekirjaan. Outlook/Exchange -ohjelmistoa ei ole saatu hakemaan varmenteita hakemistosta oikein

3. Todeta HST -hankkeen tuottamien varmenteiden ja toimikorttien toimivuus keskeisten sähköpostiohjelmistojen kanssa

• HST -hankkeen tuottamat VRK:n kansalaisvarmenteet
• toimivat Teamwaren Turvatiimi -ohjelmiston kanssa
• eivät toimi Microsoftin sähköpostiohjelmistojen kanssa
• S/MIMEn määritykset:
• versio 3: MAY contain e-mail address
• versio 2: MUST contain e-mail address

4. Selvittää vahvan salauksen toteuttaminen sähköpostin sisällön siirrossa

• USAn vientirajoituksia lievennetty, vahva salaus ei ole enää ongelma.

5. Seuraavat toimenpiteet:

• jatketaan testausta tavoitteena taulukko ohjelmistojen ja varmenteiden toimivuudesta ja yhteentoimivuudesta
• Turvatiimillä: asennus VNK
• MS Outlook/Exchange: löytyykö asiantuntemusta Suomesta?
• laajennetaan ryhmää Netscape ja Lotus Notes -käyttäjillä
• testattavia asioita
• sulkulistatarkistukset
• JULHA
• softavarmenteet

Kieliversiot

Sivu tulostettavassa muodossa