Valtion tietohallinnon johtoryhmän pöytäkirja 2/2000

VALTIOVARAINMINISTERIÖ
Hallinnon kehittämisosasto
20.12.2000

Aika:
Tiistai 12.12.2000 klo 10.00 - 12.30

Paikka:
Valtiovarainministeriö, Mariankatu 9

Osallistujat:
- ylijohtaja Jorma Karjalainen, valtiovarainministeriö (puheenjohtaja)
- alivaltiosihteeri Heikki Aaltonen, valtioneuvoston kanslia
- ylitarkastaja Anja Vilo, ulkoasiainministeriö
- informaatikko Aulikki Pakanen, puolustusministeriö
- tietohallintopäällikkö Irma Nieminen, opetusministeriö
- tietohallintojohtaja Heikki Heikkilä, ympäristöministeriö
- neuvotteleva virkamies Risto Yrjönen, maa- ja metsätalousministeriö
- hallintojohtaja Seija Petrow, liikenne- ja viestintäministeriö
- neuvotteleva virkamies Ari Uusikartano, kauppa- ja teollisuusministeriö
- tietohallintopäällikkö Antero Taimiaho, sosiaali- ja terveysministeriö
- neuvotteleva virkamies Kaarlo Korvola, sisäasiainministeriö
- tietohallintojohtaja Olavi Köngäs, valtiovarainministeriö (pääsihteeri)
- apulaisosastopäällikkö Simo Ojanen, oikeusministeriö
- neuvotteleva virkamies Arja Terho, valtiovarainministeriö (sihteeri)

Poissa:
Työministeriö

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Karjalainen toivotti jäsenet tervetulleiksi ryhmän toiseen kokoukseen.

2. Edellisen kokouksen pöytäkirja

Hyväksyttiin 7.11.2000 pidetyn kokouksen pöytäkirja.

3. Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä, VALTIPA (asettamiskirjeen luonnos liitteenä)

Projektipäällikkö Pirkko Romakkaniemi valtiovarainministeriöstä esitteli VALTIPAn asettamiskirjeen luonnosta. Tehtäviä on tarkennettu VALTIPAn vuonna 1999 tekemän strategian ja vision mukaiseksi. Pääosin tehtävät ovat kuitenkin entisen kaltaiset. Ryhmän puheenjohtajuuden halutaan jatkuvan ministeriöittäin puolivuosittain kiertävänä ja johtoryhmänä toivotaan edelleen muodostuvan troikasta: edellinen, nykyinen ja tuleva puheenjohtaja.

Ministeriöitä pyydetään nimeämään ryhmään jäsenensä ennen ryhmän asettamista.

Asettamiskirjeluonnosta kommentoitiin seuraavasti:

Tehtäväluetteloa pidettiin epäselvänä, erityisesti sen kolmatta kohtaa, jossa puhutaan integroitumisesta valtioneuvoston toimintaprosesseihin sekä ensimmäistä kohtaa, jossa puhutaan tietojärjestelmien kehittämisestä. Pohdittiin myös, miten tietyille ministeriöille laissa määrätyt tehtävät näkyvät asettamiskirjeessä. Haluttiin korostaa lisäksi ryhmän yhteistyöelinluonnetta.

Sovittiin, että tietojärjestelmien kehittäminen muutetaan tietojärjestelmien kehittämiseen osallistumiseksi ja asettamiskirje muotoillaan niin, että ryhmän yhteistyöelinluonne välittyy siitä selvästi. Kansalaisnäkökulma erotetaan omaksi kohdakseen ja ryhmän tehtäväksi määritellään aloitteiden tekeminen valtioneuvoston toimintaprosessien kehittämiseksi. VALTIPAsta käytetään yhteistyö- ja valmisteluelin -nimikettä.

4. Valtioneuvoston hankerekisteri

Pirkko Romakkaniemi esitteli Valtioneuvoston hankerekisteriä, sen historiaa ja uutta versiota, joka on nyt testattavana. Uusi versio on tarkoitus ottaa käyttöön ensi viikon tiistaina. Julkistamisseminaari järjestetään tammikuussa. Uuden järjestelmän tavoitteena on lisätä rekisterin kattavuutta ja ajantasaisuutta parantamalla käytettävyyttä. Hankerekisterin käytöstä on tekeillä määräys, jolla varmistetaan, että kaikki hankkeet tulevat hankerekisteriin.

Keskustelua:

Todettiin, että järjestelmän uudistaminen on ollut tarpeellinen, sillä aiempi järjestelmä oli vaikeakäyttöinen. Pohdittiin, minkä tasoisia hankkeita järjestelmään tulisi laittaa ja missä määrin historiatietoa järjestelmässä säilytetään. Kysyttiin myös, onko järkevää siirtää asiakirjat voimassa olevan ohjeen mukaisesti heti hankkeen päätyttyä valtioneuvoston arkistoon. Epäiltiin myös, että hankkeiden sihteerit eivät hallitse nykyistä arkistointikäytäntöä: asiakirjoja ei järjestetä hankkeen päätyttyä eikä niitä toimiteta asianmukaisesti arkistoon. Toivottiin määräykseen myös merkittävän, kuka vastaa hankerekisterijärjestelmän ylläpitokustannuksista ja ylläpidosta. Määräyksessä olisi hyvä myös näkyä sähköisen tiedonsiirron mahdollistaminen järjestelmään ja järjestelmästä.

Romakkaniemi kommentoi keskustelua seuraavasti:

Hankkeet on joidenkin ministeriöiden toivomuksesta mahdollista määritellä myös sisäisiksi, jolloin ne näkyvät vain Intranetissä, ei lainkaan Internetissä. Ohjeet siitä, millainen hanke tyypillisesti on sisäinen, ovat tulossa. Hankkeen tilaa voi seurata rekisteristä. Suunnitteluvaiheessa hanke ei näy Internetissä ennen kuin se julkaistaan. Arkistointiohjeet uusitaan yhdessä valtioneuvoston arkiston kanssa ja asiakirjojen säilytyksestä voidaan sopia erikseen valtioneuvoston arkiston kanssa. Ministeriöt voivat halutessaan säilyttää esim. lainsäädäntöhankkeitaan vaikkapa viiden vuoden ajan omassa ministeriössään.

Sovittiin, että ylläpitovastuu kirjataan määräykseen ja arkistoinnin ohjeistuksen osalta viitataan muuhun asiaan liittyvään ohjeistukseen. Sähköisen tiedonsiirron kehittämisen katsottiin sisältyvän järjestelmän yleiseen kehittämiseen. Määräykseen voidaan lisätä VM:n tehtäväksi sähköisen rajapinnan kehittämisen ministeriöiden asianhallintajärjestelmiin päin.

5. Valtion tietoturvallisuuden johtoryhmä, VAHTI

Olavi Köngäs jakoi VAHTIn asettamiskirjeen luonnoksen. Köngäs täydensi asettamiskirjettä siltä osin, että myöskin VAHTIn antamat ohjeet ja suositukset tulevat VATIn käsittelyyn. Sovittiin, että kommentteja asettamiskirjeluonnokseen voi lähettää viikon ajan. Johtoryhmä on tarkoitus muodostaa paljolti entiseltä pohjalta, ministeriöistä mukaan toivottaisiin entisten lisäksi ulkoasiainministeriö ja kauppa- ja teollisuusministeriö ja virastoista Valtiokonttori.

Keskustelua:

Epäiltiin ryhmän koon muodostuvan liian suureksi, mikäli entisten lisäksi tulee mukaan kolme uutta organisaatiota. Terveydenhuoltopuolen ja yritysmaailman tietoturvallisuuskysymyksiä pidettiin ongelmallisina. Kysymykset tältä osin tulevat usein tietosuojavaltuutetulle, jolla ei ole valtuuksia antaa määräyksiä tältä osin. Tavoitteissa tulisi näkyä ohjeistuksen vieminen toimenpiteiksi saakka virastoissa. Pelkät ohjeet eivät riitä.

Sovittiin, että asettamiskirjeen luonnosta muotoillaan siten, että VAHTI toimii VATIn valmistelu- ja yhteistyöelimenä.

6. Tulevaisuuspaketti (toteuttamissuunnitelma liitteenä)

Olavi Köngäs esitteli tulevaisuuspaketin toteuttamissuunnitelmaa. Tulevaisuuspaketti on merkittävä, sillä se on ensimmäistä kertaa osoitettu valtionhallinnon yhteisten hankkeiden kehittämiseen. Tarkoituksena on, että VATI käsittelee vuosisuunnitelman ja toteutumista seurataan VATIssa puolivuosittain. Lisäksi suunnitelma esitellään ja sitä myös seurataan hallinnon ja aluekehityksen ministerityöryhmässä HALKEssa. Hankkeet on tarkoitus toteuttaa virastojen yhteishankkeina, mutta myös yksittäisiä pilottihankkeita voidaan tukea, kunhan hankkeen tulokset ovat kaikkien käytössä.

Keskustelua:

Valtioneuvoston yhteisten prosessien ja asiankäsittelyjärjestelmien kehittäminen haluttiin otettavaksi mukaan hankkeeksi. Sähköpostin kehittämisen nähtiin vievän asianhallintaa väärään suuntaan, sillä asioiden käsittely pitäisi saada asianhallintaprosesseihin sähköpostisiirron sijaan. Virkamiehen sähköisen asiointikortin suunnittelu ja toteutus valtioneuvoston osalta tulisi lisätä kohteeksi hankeluetteloon. Sisäasiainministeriö olisi halukas ottamaan vetovastuun tästä hankkeesta. Hankkeeseen sisältyisi käyttöoikeushallinta valtioneuvoston järjestelmissä. JULHAn lisäksi tulisi kehittää myös muita, valtioneuvoston hakemistopalveluita. Virastojen sähköisen asioinnin hankkeisiin toivottiin voitavan osoittaa rahaa suoraan.

Köngäs kommentoi, ettei hankkeeseen ole tarkoituksella otettu valtioneuvoston sisäisiä hankkeita mukaan, vaan nämä hankkeet on sisällytetty muihin kehittämismäärärahoihin. Yksittäisten virastojen tukeminen ei ole suuressa määrin mukana toteuttamissuunnitelmassa, sillä määrärahaperustelussa on mainittu yhteisten ratkaisujen kehittäminen.

Sovittiin, että hankesuunnitelmaa voidaan kommentoida vielä seuraavissa kokouksissa, sillä hankkeistus on vasta alkamassa.

7. Vuoden 2001 kokoukset ja tehtävät

Vuoden 2001 kokousajat ovat seuraavat:
tiistai, 17.1. klo 13 KTM, EU:n rakennerahastojen hallintajärjestelmät
maanantai 26.2. klo 9
tiistai 10.4. klo 13, LVM
tiistai 29.5. klo 13
tiistai 21.8. klo 13
maanantai 24.9. klo 13
tiistai 6.11. klo 13

8. Muut mahdolliset asiat

Köngäs kyseli ehdokasta ministeriöiden johtamisjärjestelmän arviointiin. Liikenne- ja viestintäministeriö ilmoittautui viime kerralla. Toista ehdokasta kaivataan.

9. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen ja kiitti jäseniä aktiivisesta osallistumisesta kokoukseen.

Jorma Karjalainen
puheenjohtaja

Arja Terho
sihteeri

Jakelu:
VATIn jäsenet ja varajäsenet

Kieliversiot

Sivu tulostettavassa muodossa